Af Bo Kønskov:
Findes der noget bedre end at sætte det sidste funklende flueben på to-do’en?
At klappe computeren sammen om eftermiddagen og være i mål med alle opgaver.
At kunne holde fri med helt ren tavle og følelsen af at være kommet et godt stykke fremad.
Lykkes det for dig hver dag?
Ikke?
Så prøv at skrive dine to-dos dagen før.
Ja, det er sådan set bare rådet, hvis du gerne vil forbedre chancerne for at komme i mål med dine arbejdsopgaver. Skriv dine to-dos dagen før.
Hvis du har travlt, kan du roligt springe videre i dagens program nu. Bare du lige husker at lave en liste over de opgaver, du skal nå i morgen, inden du holder fyraften i dag.
Men hvis du gerne vil vide, hvorfor det gør en forskel at planlægge dagen i forvejen fremfor fx om morgenen, så bevilg dig selv 120 sekunder mere med teksten her.
1. Du undgår overspringshandlinger
Når du møder ind uden en klar plan for, hvad du skal lave i løbet af dagen, er du selvsagt tvunget til at finde ud af det som det første.
For rigtig mange betyder det, at de starter med at åbne indbakken og lader den diktere, hvad der så skal ske.
Dulmende på den korte bane. Dumt på den lange.
Men hør, det er mega svært for din hjerne at finde ro til at definere, specificere og prioritere dagens arbejdsopgaver, når presset for at komme i sving allerede står og hamrer på døren.
Den bliver overvældet af uvished og alle de beslutninger, det kræver at stille opgaverne op i en prioriteret rækkefølge — især fordi beslutningerne skal træffes nu og her! — og så er det altså lettere at finde en mindre krævende handling, som giver en umiddelbar følelse af produktivitet, og kaste sig over den. Det er mekanismen i overspringshandlinger.
Ved at planlægge dine arbejdsopgaver dagen før, fjerner du uvisheden og gør det let for din hjerne at overskue hvad den skal.
Og let er altid godt, når vi skal have hjernen til at arbejde for os.
Du skal selvfølgelig sørge for, at du laver dine vigtigste opgaver først, men et lille trick her er, at du ikke planlægger at starte med noget der virker alt for kedeligt.
2. Du sætter en implementeringsintention
Ud over at du gør det lettere for din hjerne at overskue hvad den skal i gang med, når du møder ind på job, så har du, ved at planlægge dine arbejdsopgaver dagen før, faktisk også indgået en “kontrakt” med din hjerne om hvad der skal laves i dag.
Det er det vi på fagsprog kalder for en implementeringsintention. Og implementeringsintentioner, dem skal man ikke undervurdere effekten af.
I et klassisk eksperiment blev deltagere, der havde et mål om at øge deres motion, opdelt i to grupper.
Den ene gruppe blev bedt om blot at sætte et mål, mens den anden gruppe blev bedt om at formulere en implementeringsintention, hvor de skulle angive præcis hvornår, hvor og hvordan de ville motionere (for eksempel "Jeg vil løbe tirsdag morgen kl. 7 ved parken").
Du ved allerede godt hvor vi er på vej hen ad, så jeg vil springe direkte til resultaterne, som er blevet påvist igen og igen, og i mange forskellige kontekster:
Det at sætte en implementeringsintention øger sandsynligheden for, at du vil nå dit mål med gode 50% (1).
Det er da værd at tage med, hvad?
3. Du bruger dine bedste beslutninger på at løse din opgaver
Nu har vi været omkring hvordan du motiverer og hjælper din hjerne med at komme i gang med dagens opgaver.
Og som man siger “godt begyndt er halvt fuldendt”, men lad os nu se på, hvordan det at planlægge sine opgaver dagen før, også hjælper os med at løse dem.
Lad os starte med et citat af Barack Obama:
“You’ll see I wear only gray or blue suits. I’m trying to pare down decisions. Because I have too many other decisions to make.” (2)
Jeg kunne fortsætte med lignende citater fra andre store personligheder som Mark Zuckerberg, Steve Jobs og Albert Einstein.
Pointen er, at mange af de mennesker, som vi kender fordi de har opnået ekstraordinære ting i deres karrierer, er meget bevidste om hvad de bruger deres ‘beslutningskraft’ på. Og det bør du også være.
Det er nemlig sådan, at hver gang du står over for et valg og skal træffe en beslutning, så bruger du en vis mængde mental energi. Og det er ikke en uudtømmelig ressource. Her er forskningen faktisk ret entydig: Vi har kun et vist antal gode beslutninger i os inden ‘beslutningstrætheden’ indtræffer (3).
Og selvom vi skal bruge noget beslutningskraft på at planlægge vores opgaver, så vil vi altså hellere bruge de bedste beslutninger (dem vi træffer først på dagen efter en god nats søvn) på at løse vores opgaver, fremfor på at beslutte hvad opgaverne skal være.
Med fare for at gøre det unødvendigt komplekst, så føler jeg trang til også at komme omkring, at jo større psykologisk afstand der er til en opgave, jo lettere er den at forholde sig til. Det vil sige, at det kræver en mindre portion mental energi at planlægge eksempelvis tre opgaver, du ikke skal lave nu og her, end det gør, hvis du skal planlægge opgaverne, samtidig med, at du føler pres og trang til at komme i gang med opgaverne.
Det giver god mening, ikke?
I en senere udgave af Kvalitetstid dykker vi ned i hvordan vi kan formulere opgaverne på vores to-dos på en måde, så de bliver endnu lettere at vinge af. For nu opfordrer jeg dig til at tage det lille skridt, at slutte dagen i dag med at planlægge dagen i morgen.
PS
Hvis du gerne vil have alle tipsene og tricksene til at skabe en bedre og mere produktiv arbejdsdag på en gang, så tag et kig på vores workshop i personlig effektivitet.
Svesken på disken: Den koster 29.995 kr. ex moms, men du må tage op til 19 kollegaer med, og jeg lover dig, at der er hurtig tilbagebetaling i form af øget trivsel, jobtilfredshed og selvfølgelig produktivitet.
Hvis det skal være i år, så må du ikke tøve for længe, vi har et meget begrænset antal ledige tilbage inden juleferien.
Download materiale om workshoppen her.
