Collaboration overload – og hvad du kan gøre ved det

Ifølge et studie offentliggjort i Harvard Business Review er den tid, vi bruger på at samarbejde, steget med over 50 % de seneste 20 år.

I mange virksomheder bruger medarbejderne op mod 85 % af deres tid på samarbejdsaktiviteter (møder, mails, telefon).

Det efterlader kun 15% til individuelt arbejde.

Hvilket er en… øhm… udfordring.

Ikke kun fordi det på en almindelig 37-timers arbejdsuge betyder, at vi så har bare 5,55 timer tilbage til at udføre noget af alt det vi bruger så meget tid på at mødes og tale om — men især fordi de 5,55 timer bliver skåret op i så tynde skiver af uforstyrret tid, at det er svært at udnytte den tid ordentligt.

For det er så godt som umuligt at samle tankerne, stille skarpt på en opgave, fastholde koncentrationen og være klog på kommando, når du lige er kommet fra et møde og lige om lidt skal være i et nyt. De 10-20 minutter er nul og niks værd.

Hjernen kan ganske enkelt ikke håndtere de mange skift i kontekst. Uanset hvor hårdt du klemmer ballerne sammen.

Det handler ikke om vilje, det handler om, hvad der kognitivt er biologisk muligt.

Resultatet?

Nej vent, det skal skrives i pluralis.

Resultaterne?

• Vi når ikke alt det vi skal (i hvert fald ikke i arbejdstiden)
• Vi bliver forjagede og stressede
• Kvaliteten af vores arbejder lider
• Vi bliver frustrerede og demotiverede

Nå ja, listen kan blive meget lang og vil nok se forskellig ud fra person til person, så jeg hopper videre og tænker, at du har fanget min pointe.

Herfra kunne min artikel tage mange veje, men det budskab, jeg gerne vil aflevere i dag er:

Når vi ikke gør tingene ordentligt i første omgang, så bliver vi nødt til at prøve igen.

Og det er desværre det, der kendetegner meget af vores samarbejde.

Vi har for travlt med for mange ting på én gang.

Og her har jeg et særligt horn i siden på samarbejdets epicenter: møderne.

De fylder for meget og resulterer i for lidt.

Min gode kollega og partner her i 4, Morten Münster, formulerer det fint:

“Møder er kamp-liderlige! De finder andre møder, knalder med dem og føder nye møder.”

Og dermed berører han en af de grundlæggende problemer ved (dårlige) møder.

For ét møde er ikke bare ét møde.

Inden vi får set os om, så har vi også indkaldt hinanden til et formøde, et opfølgningsmøde, et statusmøde….

Og vi har også lige bedt nogle andre mennesker om at mødes, så de kunne finde ud af nogle af de ting, vi havde brug for i vores møde.

Som den opmærksomme læser du er, har du lagt mærke til, at jeg fire afsnit oppe satte “dårlige” i parentes foran møder.

For et møde er heller ikke bare et møde, i den forstand, at der naturligvis findes både gode og dårlige møder.

Det er primært de dårlige møder, der opfører sig som kaninerne på Fanø og kvæler din kalender med “mødeunger”.

De gode møder er… gode. Og vi har brug for dem. For, når de rette betingelser er til stede, så tænker vi bedre sammen, end vi tænker hver for sig. Det har forskning i kollektiv intelligens, blandt andet af professor Anita Woolley fra Carnegie Mellon University, dokumenteret.

Hun (Anita) har også dokumenteret, at vi kan blive dummere sammen — altså at vi pludselig tænker dårligere løsninger sammen, end vi er i stand til hver for sig. Uhyggeligt let, faktisk.

Og det er et fænomen der (desværre) opstår på rigtig mange af de møder vi holder med hinanden i hverdagen — og en af årsagerne til, at vi så tit er nødt til at holde et møde mere…

Enden på den her onde spiral er uhyggelig enkel:

Hold flere gode møder.

For, flere gode møder betyder færre møder – totalt.

Her vil jeg runde af. Du har travlt, så du skal videre. Måske du skal til møde 😈

Jeg vil slutte med en sætning, som jeg bruger på næsten alt, hvad jeg foretager mig — især når jeg forbereder et møde:

Slow is smooth, and smooth is fast.

Jeg har det fra min yndlingskarakter i Modern Family, Phil Dunphy. Der er vist noget med, at han har stjålet det fra Navy SEALs. Uanset… det er klogt og i min erfaring: rigtigt.

Tak fordi du læste med 😁

Bedste hilsner

Bo Kønskov