Fælles for alle 4-dages virksomheder og andre, som virkelig dyrker produktivitet og trivsel i deres virksomheder, er, at de går rigtig meget op i møder.
Møderne skal være få. De skal være korte. Og de skal være frugtbare!
Det er bl.a. sådan, at de lykkedes med at reducere deres arbejdstid, samtidig med at de får mere fra hånden. Altså ved at flytte den tid, de før spildte i mødelokaler og på Teams, til fokuseret arbejde der skaber reel værdi.
Mange kan sikkert nikke genkendende til, at møder fylder meget i hverdagen — nogle vil endda sige at de fylder for meget.
Og det er der ikke så meget at sige til, for den måde de fleste går til møder på i dag, behøver ikke en dommer, for at blive dømt: De er hamrende ineffektive!
Hvis du kan kende det, så er du ikke alene. Lidt afhængigt af hvilke studier man læser, så bruger vi i gennemsnit omtrent halvdelen af vores arbejdstid på møder — og halvdelen af den tid, vurderer vi som decideret spildt!
Næste gang du sidder med fingeren på aftrækkeren og skal til at indkalde til et møde, så tænk dig lige om, en ekstra gang. Og husk så dig selv på det, jeg nu vil fortælle dig.
I et stort studie publiceret i Harvard Business Review* blev 76 virksomheder bedt om gradvist at reducere antallet af møder over en periode på 14 måneder.
Hvad tror du, der skete med deres produktivitet og medarbejdertilfredshed?
Jo, nu skal du høre.
Da virksomhederne havde reduceret antallet af møder med 20%, var deres produktivitet steget med 35% og medarbejdernes tilfredshed var steget med 48%.
Vildt, ikke?
Men det stopper ikke der.
Da virksomhederne havde skåret 60% af deres møder væk, var deres produktivitet steget med 73%, medarbejdertilfredsheden med 65% og stressniveauerne var tilmed faldet med 57%.
Skal vi ikke bare blive enige om, at der er gevinster at høste her?
To enkle tips fra 4-dages virksomhederne
En af de metoder, 4-dages virksomhederne benytter til at reducere antallet af møder, er ganske enkelt at begrænse den tid der er til rådighed for dem — for simpelthen at presse de dårlige af dem ud af kalenderen og kun efterlade plads til dem, der virkelig er nødvendige. Det gør de fx ved at lave mødefri formiddage eller holde hele dage fri til fokus.
En anden populær metode til at gøre møderne kortere, mere fokuserede og effektive, er ganske enkelt at ændre indstillingen for, hvor lang tid, der per default sættes af til et, når man trykker på “Nyt møde” i sit kalendersystem. En populær indstilling er 25 minutter.
Det betyder ikke at alle møder kun må vare 25 minutter, men det tvinger dig til at overveje hvor lang tid, der reelt er brug for.
To virkelig enkelte tiltag, som kan gøre alverden til forskel.
Der findes lige så enkle tricks til også at gøre det, der foregår på møderne, bedre. Men det tager vi lige en anden gang. Hvis du ikke har tålmodighed til at vente på det, så bed os præsentere vores “Mødedesign og -facilitator”-pakke for dig.
Hep hey, tak fordi du læste med.
/ Bo
Kilde:
Laker, B., Pereira, V., Soga, L., & Malik, A. (2022, Mar 9). Dear manager, you’re holding too many meetings. https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings
