Fornylig fortalte min gode kollega, Pernille Garde Abildgaard, mig om et studie, som anslog, at 59% af os ordner e-mails, mens vi… ja… forretter vores nødtørft.
Tænk på det næste gang du får en mail med “Sendt fra min iPhone”... 💩
Nå, men i dag skal det faktisk handle om mails – og om hvordan du potentielt kan frigive 2,24 timer af din arbejdstid.
Hver dag!
Jeg vil lægge ud med at stille dig et spørgsmål:
Hvad tror du, McKinsey fandt ud af, da de tog et dyk i vores e-mailvaner?
At vi bruger 28% af vores arbejdstid på mails… og at vi besøger indbakken 15 gange.
Det svarer til, at du lige kigger ind i indbakken fire minutter ad gangen, cirka hver halve time, arbejdsdagen igennem. Hvis du er gennemsnitlig…
Den adfærd er en kæmpe kæp i hjulet på rigtig mange menneskers arbejdsglæde og evne til at lave fremdrift i de arbejdsopgaver der rigtig betyder noget.
Men hvorfor gør vi det?
Jo, der er flere mekanismer på spil, når det gælder e-mail (og chat, for den sags skyld).
Fx at vi per refleks opsøger indbakken for at få en hurtig lille gevinst og en følelse af at være produktive, hvis vi sidder fast i en svær opgave.
Det hører til i kategorien overspringshandlinger — og det findes der gode råd for.
Men de råd får du en anden dag.
I dag vil jeg nemlig kaste lys på det, jeg kalder tilgængelighedsangst – eller availability anxiety, når jeg skal lyde ekstra klog (eller bare taler med nogen, der ikke taler dansk) 🤓
Tilgængelighedsangst er den uro, der opstår, når vi føler trang til konstant at være tilgængelige, fordi vi frygter, at fravær eller langsom respons kan tolkes som manglende dedikation eller engagement.
Og det er et produkt af forskellige psykologiske mekanismer og arbejdskulturelle normer:
I mange arbejdsmiljøer er der nemlig opstået den her usagte norm om, at hurtige svar = engagement og professionalisme.
Vi ser det især i videnstunge miljøer, hvor det er svært at måle præstation objektivt – så bliver synlig tilstedeværelse en proxy for engagement.
Vi føler, at vi skal “ses” før det tæller.
Og når vi ser andre være hurtige på e-mail, Slack eller Teams, begynder vi at efterligne deres adfærd.
Det er sådan onde spiraler bliver født 😈
Alle de ledere, jeg møder i min hverdag som rådgiver, er enige om, at det her er super dumt, og at det må stoppe.
De har ingen forventning om, at deres medarbejdere skal svare hurtigere end nødvendigt, siger de…
De mener da også, at de allerede har sagt til deres medarbejdere, at “de ikke behøver svare lige med det samme”…
… som regel har de ikke sagt det klart nok: Vi mangler aftaler.
Hvis du tænker lidt over det, så svarer det groft sagt til, at vi havde trafik – men ingen trafikregler.
- Ingen aftaler om, hvilken side af vejen vi kører i.
- Ingen rigtig retning i en rundkørsel.
- Ingen hajtænder.
Og hvorfor har vi så ikke det?
Nok fordi det ikke bløder, når nogen bliver kørt over.
Men det ændrer ikke på, at der stadig er masser af mennesker, der bliver kørt over i indbakken hver eneste dag. 🩸
Løsningen?
Vi skal have etableret nogle retningslinjer for vores kommunikation.
Og hvordan gør vi det?
- Vi tager snakken.
- Vi dokumenterer vores aftaler i en 'responsmodel', der er let at forstå og let at forholde sig til.
Det er nr. 2, der gør hele forskellen.
En responsmodel er en oversigt over vores kommunikationskanaler med en angivelse af, hvordan vi skal prioritere dem i forhold til reaktionstid.
Og sådan en fætter har en stor lindrende effekt på tilgængelighedsangst.
For når vi ved, hvad der forventes af os. Og vi ved hvad vi kan forvente af andre. Så kan vi slappe af i det.
Og så kan vi begynde at bruge vores tid og energi dér, hvor vi skaber værdi – frem for dér, hvor vi kan ses…
I 4 har vi udviklet et simpelt værktøj til at dokumentere en responsmodel.
Den bygger på Pernilles GA’s måde at formidle det på – med en fin analogi til netop trafikken:
- Vi har den almindelige trafik, hvor alle følger de samme regler og stopper for rødt lys.
- Vi har busser, der har deres egne busbaner, så de kan komme lidt hurtigere frem.
- Og så har vi udtrykningskøretøjer, der altid har fortrinsret – fordi deres opgave er kritisk.
På samme måde kan vi tænke vores kommunikation. Ikke alle beskeder har samme vigtighed. Ikke alle kommunikationskanaler kræver den samme responstid.
Husker du de 2,24 timer?
De kommer fra McKinsey's e-mailstudie og er den tid, de anslår at vi potentielt kan frigive ved at få styr på vores e-mail- og kommunikationsvaner.
To timer og 24 minutter!
Tænkt sig hvad kunne veksle al den lækre (men spildte) tid til…
Værs’go: Her er vores (ultra simple) responsmodel – lige til at downloade og tage med i jeres egen snak om, hvordan I vil arbejde med det.
